10 praktische Tipps für das Programm „Word“9. Januar 2012
Der Beginn des Jahres ist ein guter Zeitpunkt, um sich alltäglich anfallende Tätigkeiten mit den richtigen Kniffen zu vereinfachen. Damit Ihnen Ihre Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm „Word“ aus dem Hause Microsoft leichter von der Hand geht, stellen wir Ihnen zum Auftakt 10 praktische Tipps für das Programm vor.
(1) Die Rechtschreibprüfung wiederholen
Haben Sie einen Text bereits mit der Word-Rechtsschreibprüfung geprüft, und dabei Änderungsvorschläge des Programms mit „Ignorieren“ übersprungen, können Sie das Dokument manuell nochmals prüfen lassen:
> In einer älteren Version von Word gehen Sie dazu im Menü “Extras/ Optionen” auf “Rechtschreibung und Grammatik”, klicken Sie dort auf den Befehl “Dokument erneut prüfen”.
> In der aktuellen Word-Version von 2010 gehen Sie auf die Menü-Karte “Überprüfen”, wählen Sie “Rechtschreibung und Grammatik” per Mausklick aus. Automatisch überprüft das Programm den gesamten Text nochmals.
(2) Den Zeilenabstand mit Shortcut ändern
Für Word gibt es eine Fülle an Shortcuts, d.h. Tastenkombinationen, mit welchen man ohne langes Suchen im Menü beispielsweise Formatierungen machen kann. Mit einem Shortcut können Sie auch den Zeilenabstand ändern:
> Die gängigsten Shortcuts hierfür sind die folgenden, sie funktionieren in alten wie neuen Word-Versionen:
[Strg] + [Zahl 1] für den einzeiligen Zeilenabstand
[Strg] + [Zahl 5] für den anderthalbzeiligen Zeilenabstand
[Strg] + [Zahl 2] für den zweizeiligen Zeilenabstand
Eine ausführliche Sammlung von Tastenkombinationen bei “Word” finden Sie darüber hinaus unter: http://www.tutego.de/docs/office/tastenkombinationen-word.html
(3) Mehrere Absätze in einem Schritt formatieren
Nehmen wir an, Sie möchten die Schriftart mehrerer Absätze in Ihrem Dokument ändern. Dann können Sie in den meisten Word-Versionen so vorgehen:
> Markieren Sie mehrere Textteile, indem Sie während Sie markieren die [Strg]-Taste gedrückt halten. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine markierte Fläche. Nehmen Sie nun unter “Schriftart” die gewünschten Änderungen vor.
(4) Den letzten Befehl noch einmal anwenden
Haben Sie einen Befehl, eine Formatierung, welche Sie wiederholen möchten, ist das ganz leicht:
> Drücken Sie [F4].
> Möchten Sie hingegen eine Aktion rückgängig machen oder wiederherstellen, sind dies die nötigen Tastenkombinationen:
[Strg] + [Z] Aktion rückgängig machen
[Strg] + [Y] Aktion wiederherstellen machen
(5) Die Kommentarfunktion aktivieren
Bearbeitet ein Dokument man mit mehreren Personen, und will man Meinungen abstimmen, hilft dabei die Kommentarfunktion in Word. Hiermit können persönliche Kommentare namentlich an den Textrand geschrieben werden.
> In älteren Word-Versionen markieren Sie im Word-Dokument eine Textstelle, die Sie kommentieren möchten. Klicken Sie in der Registerkarte “Überarbeitung” in der Gruppe “Kommentar” auf “Neuer Kommentar”.
> In Word 2010 lautet der Pfad anders und ist kürzer: Überprüfen > Neuer Kommentar
(6) Einfach eine durchgängige Linie ziehen
Eine durchgängige Linie ziehen Sie, indem Sie folgende Zeichen eingeben und dann die Taste [Enter] drücken:
> — [Enter]
(7) Die Autokorrektur verwenden
Bei der Autokorrektur werden aus eingegebenen Abkürzungen, welche Word erkennt, automatisch die ausgeschriebenen Begriffe. Auch häufig falsch geschriebene Worte werden so automatisch geändert.
Word kennt eine Fülle an Kürzeln und Fehlern, zum Beispiel wird aus:
> sgdh = Sehr geehrte Damen und Herren
Welche Begriffe Word erkennt und ändert, sehen Sie unter:
Extras > AutoKorrektur-Optionen (alte Word-Versionen)
Datei > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen (Word 2010)
Dort können Sie diese Änderungen auch ergänzen.
(8) Auto-Bildlauf ohne Mausrad
Das Anschauen des gesamten Dokuments über die Bild rauf/ Bild runter-Tasten, wenn man keine Maus mit Mausrad hat, ist manchmal etwas holprig. Fließender ist der Auto-Bildlauf. Hat man kein Mausrad, sollte man Befehl “Autobildlauf” im Menü für den Schnellzugriff einfügen:
> Ältere Word-Versionen: Gehen Sie im Menü unter “Ansicht” zu den “Symbolleisten”. Bei Punkt “Anpassen” im Register “Befehle” wählen Sie aus, das alle Befehle angezeigt werden. Wählen Sie “Autobildlauf” und fügen Sie es zu Ihrem Word-Menü hinzu.
> Aktuelle Word-Version 2010: Hier gehen Sie zu “Datei” und zum Punkt “Optionen”. Dort finden Sie unter “Menüband anpassen” die Möglichkeit, sich “Alle Befehle” anzeigen zu lassen. Wählen Sie “Autobildlauf” und fügen Sie ihn dem Menü hinzu.
(9) Texte vertikal mittig anordnen
Mit [Strg] + [E] lässt sich der Text horizontal zentriert anordnen. Doch wie macht man das auch auf der vertikalen Ebene?
> Ältere Word-Versionen: Im Menüpunkt “Seite-Einrichten” unter “Datei” wählen Sie das Register “Seitenlayout”. Unter “Vertikale Ausrichtung” finden Sie den Befehl “zentriert”.
> Word 2010: Im Menüpunkt “Seitenlayout” klicken Sie rechts neben “Seite einrichten” das kleine Symbol an, mit welchem Sie das erweiterte “Seite einrichten”-Menü ausklappen. Dort finden Sie ebenso den Punkt “Vertikale Ausrichtung”.
(10) Zeilennummern im Dokument einfügen
Die Textzeilen durch zu nummerieren, das ist ganz leicht: Hierzu gehen Sie zum Unterpunkt “Seite einrichten” (siehe Tipp 9) und dort wählen Sie den Punkt “Zeilennummern”. Hier können Sie die Art der gewünschten Nummerierung bestimmen.
Das Programm Word wird regelmäßig geändert, mit der Folge, dass so mancher Nutzer bekannte Befehle in der neuen Struktur suchen muss. Hilfreich für die neue Orientierung ist das “Interaktive Handbuch für Word” von Microsoft. Bei dieser Online-Anwendung kann im vertrauten alten Word-Menü ein Befehl ausgewählt werden, dieser wird dann im neuen Menü vorgestellt.
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