Gewusst wie: Einen Serienbrief mit Word und Excel erstellen15. Dezember 2011
Mit den Programmen Word und Excel können Sie selbst individuelle Serienbriefe für Ihre Geschäftspost gestalten – einfach und ohne zusätzliche Kosten. Wir zeigen Ihnen heute in neun Schritten, wie dies genau funktioniert.
So drucken Sie mit Word einen Serienbrief
(1) Im ersten Schritt öffnen Sie das Programm Word, und klicken oben in der Menüleiste auf „Sendungen“.
(2) Dann wählen Sie als Unterpunkt „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt-Anleitung“. Nun sehen Sie rechts den Assistenten.
(3) Wählen Sie den Punkt „Briefe“ aus, um einen Serienbrief vorzubereiten. Dann gehen Sie auf „Weiter“.
(4) Nun können Sie entscheiden, ob Sie eine bestehende Vorlage oder das aktuell angezeigte Dokument verwenden wollen.
(5) Welche Empfängerliste soll beschickt werden? Falls Ihre Kontaktdaten in einer Excel-Tabelle vorliegen, können Sie diese hier nutzen. Gehen Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie per Doppelklick den Ort auf Ihrem Computer aus, wo diese Adress-Datei gespeichert ist.
(6) Dann klicken Sie in dem neu geöffneten Fenster auf „Tabelle 1“. Jetzt sehen Sie die Empfänger, aber Vorsicht, alle sind vorab für den Versand ausgewählt. Machen Sie Ihre Auswahl, welche Empfänger angeschrieben werden sollen. Drücken Sie am Ende „Ok“.
(7) Jetzt beginnen Sie mit dem eigentlichen Brief, indem Sie die Bausteine „Adressblock“ und „Grußzeile“ einsetzen.
>> Adressblock: Hier können Sie den Aufbau der Adresszeile bestimmen.
>> Grußzeile: Hier bestimmen Sie die Grußformel am Anfang. Er ist personalisiert, dass heißt, der Empfänger wird mit seinem Namen angesprochen. Es sei denn, der fehlt.
Wichtig: Halten Sie die formal wichtigen Zeilen-Abstände ein, indem Sie Absätze mit der Entertaste machen. Sie können sich hierbei bei der DIN-Norm für Geschäftsbriefe orientieren – hier finden Sie eine kostenfreie Vorlage.
Kontrollieren Sie anschließend die so erstellte Brief-Vorlage, indem Sie sich zwischendurch die „Vorschau (der) Ergebnisse“ anschauen. Nun schreiben Sie den Haupttext des Briefes.
(8) Am Ende können Sie alle Briefe in der „Vorschau ihrer Briefe“ rechts durchgehen, und ggf. individuelle Änderungen vornehmen.
(9) Alles ist in Adresse und Brief richtig? Dann können Sie die Briefe nun drucken.
Hilfreiche Links:
Beispiel für die Gliederung einer Excel Adress-Tabelle
http://www.axel-jacobi.de/word/serienbriefe/serienbrief_mit_excel.pdf
Anleitung für bedruckte Umschläge
Tipp: „Word Serienbrief: Richtige Anrede“
http://www.tippscout.de/word-felder-der-anschrift-im-serienbrief-optimieren_tipp_4967.html
Vorlage „DIN 5008 von A bis Z – Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen“
http://www.din-5008-richtlinien.de/geschaeftsbriefbogen.php
Anleitung: „Serienbriefe in OpenOffice Writer“ erstellen (einer kostenfreien Word-Alternative)
http://intern.tonkuhle.de/ooowriter/serienbrief.htm
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