PR-Arbeit: Einen Medien-Verteiler erstellen17. Oktober 2011
Ein guter Kontakt zu Journalisten ist eine wichtige Basis für erfolgreiche Pressearbeit und kostenlose Aufmerksamkeit in für Ihr Unternehmen bedeutenden Medien. Doch um bei der Kommunikation mit Medienvertretern immer die richtigen Ansprechpartner zu erreichen, braucht man einen aktuell gehaltenen Adressen-Verteiler.
Wir zeigen Ihnen in Teil 2 unserer Serie zur PR-Arbeit, wie Sie für Ihr Unternehmen einen Medien-Verteiler aufbauen und kontinuierlich pflegen können.
Vor dem Aufbau eines Adressen-Verteilers stellt sich die Frage, welche Medien ausgewählt werden sollten:
> Welche Medien werden von Ihren Kunden gelesen?
> Welche Medien haben in der Vergangenheit über Ihr oder ein ähnliches Unternehmen berichtet?
Falls Ihre Kunden aus dem näheren Umfeld kommen, sind so zum Beispiel lokale Zeitungen, TV- und Radio-Sender wichtig. Gute Hinweise für die Auswahl kann auch die Beobachtung der Medien-Veröffentlichungen von Konkurrenzunternehmen geben.
Haben Sie entschieden, welche Medien für Ihr Geschäft von Bedeutung sind, startet die eigentliche Arbeit: Ein Adressen-Verteiler muss aufgebaut werden. Hierfür eignen sich Standard-Büroprogramme zur Tabellenkalkulation wie zum Beispiel Excel aus dem Haus Microsoft oder Calc, eine kostenlose Büro-Software.
Alternativ bestehen kostenpflichtige Möglichkeiten, eine spezielle PR-Verteilersoftware zu nutzen, einen fertigen Medien-Verteiler zu kaufen oder den Aussand von Presse-Meldungen ganz über einen Versender auszulagern:
Die Verteilersoftware unterstützt beim Aufbau eines eigenen Verteilers, da hier die Struktur schon vorgegeben ist und Eingabe-Felder die Pflege einfacher machen können. Ein fertiger Medien-Verteiler besteht hingegen aus fertig recherchierten Adressen, hier ist der Vorteil neben der fertigen (dreimal „fertig“) Struktur im Wegfall des mühseligen Zusammentragens von Kontaktdaten zu sehen. Ein externer Dienstleister punktet durch einen ausführlichen Medien-Verteiler, Sie müssen Ihre Meldung nur anliefern, er übernimmt den Versand.
Informationen, die im Verteiler sein sollten
Doch welche Informationen müssen im eigenen Verteiler enthalten sein?
Sie benötigen die Standardangaben zur Adresse und Platz für Bemerkungen, z.B. um besondere Vorgaben oder Absprachen festzuhalten. In einem normalen Büro-Programm wie zum Beispiel Excel kann dies so aussehen:
Kategorisieren Sie alle Ihre Kontakte nach Art des Mediums, z.B.:
> Tages-Zeitungen
> Wochen-Zeitungen
> TV-Sender
> Online-Medium
> Radio-Sender
usw.
Alternativ ist auch eine übergeordnete Sortierung von A bis Z möglich.
Das A und O: Gute Adressen und kontinuierliche Pflege
Der beste Adressen-Verteiler ist nur so viel Wert, wie aktuell und zutreffend die enthaltenen Adressen sind. Die Recherche von qualitativ hochwertigen Kontaktdaten können Sie selbst in die Hand nehmen, indem Sie bei den Medien anrufen und nach dem passenden Ansprechpartner in der Redaktion und dessen Telefonnummer und Emailadresse fragen. Die dazugehörige Adresse finden Sie einfach über die Medien-Website heraus.
Der einfachere Weg, lediglich auf den jeweiligen Webseiten im Impressum nach den Kontaktdaten zu suchen, führt meist nur zu allgemeinen Emailadressen ohne konkreten Ansprechpartner. Dies ist nicht optimal, da diese Sammeladressen meist täglich mit Emails überschwemmt werden.
In Kontakt treten mit Journalisten
Allgemeinen Pressemeldungen können an alle Medienpartner im Verteiler gesendet werden, indem Sie
> den Text in Ihrem Emailprogramm in eine neue Email kopieren
> die Email in erster Linie an Ihre eigene Emailadresse senden (wie im Bild zu sehen) und
> alle Emailadressen von Journalisten in die bcc-Zeile, die sogenannte „blind carbon copy“-Zeile, kopieren. So geht Ihre Nachricht in einem Schwung an alle, jedoch sehen sich die Empfänger nicht gegenseitig. Dies ist sehr wichtig, da Sie die Adressen im Zeichen des Datenschutzes vertraulich behandeln sollten!
Wenn Sie die Journalisten einzeln mit Namen anschreiben möchten, können Sie dies entweder manuell machen, indem Sie jede Email zusammenkopieren. Falls Sie das Programm Outlook zum Versand von Emails benutzen, können Sie jedoch auch Serien-Emails erstellen.
Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu:
Weitere hilfreiche Links:
Tutorial: Emails versenden
http://www.stefanbucher.net/tutorial/email/
Artikel zum „Umgang mit Journalisten“
http://www.wisskommtv.de/wp-content/uploads/2008/08/journalisten.pdf
Info-Seite „Was ist Öffentlichkeitsarbeit?“
http://www.lichtblick99.de/medien.html
Veröffentlicht in Geschäftserfolg / Tipps und Tricks |
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