Checkliste Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung9. Juni 2009
Es hat schon enorme Vorteile, alles digital zu archivieren. Teilweise ist man aber auch dazu gesetzlich verpflichtet. Alle originär digitalen geschäftsrelevanten Unterlagen – und dazu können z.B. auch Emails gehören – müssen elektronisch archiviert werden. Wie immer, liegt der Teufel im Detail.
Es hat schon enorme Vorteile, alles digital zu archivieren. Teilweise ist man aber auch dazu gesetzlich verpflichtet. Alle originär digitalen geschäftsrelevanten Unterlagen – und dazu können z.B. auch Emails gehören – müssen elektronisch archiviert werden. Wie immer, liegt der Teufel im Detail.
Bei revisionssicherer Archivierung den Überblick nicht zu verlieren, ist nahezu eine Sysiphus-Arbeit: ‘Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung’ (GoB), ‘Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme’ (GoBS) oder die ‘Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen’ (GDPdU) sind die einschlägigen Vorschriften, die es zu beachten gilt. Die folgenden Grundsätze, die der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) jetzt überarbeitet und publiziert hat, helfen bei der Erstellung unternehmenseigener Richtlinien.
1. Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren.
Gemeint ist, nicht nur die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein sinnvolles Archivierungskonzept sollte auch Unterlagen einschließen, die Rationalisierungspotenziale erschließen könnten.
2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen.
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
Logischerweise ist es besser, ein in Word geschriebenes Dokument gleich richtig zu archivieren, als es später möglicherweise wieder einzuscannen und zu verschlagworten …
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
Revisionssicher bedeutet, dass ein Dokument nicht nachträglich veränderbar sein darf – analog zur Papierwelt: nicht mit Bleistift, sondern mit dokumentenechter Tinte schreiben. In der digitalen Welt keine leichte Aufgabe.
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
Es wäre dumm, wenn das Büro immer ordentlich abgeschlossen wird, im Archiv aber alles fein säuberlich offen herumliegt.
6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen.
Wie wollen Sie suchen? Mit Volltextsuche oder in Schlagworten? Und wurde bei der Archivierung überhaupt richtig verschlagwortet?
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Bei den heutigen Festplattenpreisen könnte man natürlich auch einfach alles und für immer archivieren. Allerdings ist das nicht immer erlaubt, z.B. aus Datenschutzgründen, zum zweiten stecken die wahren Kosten des Archivs in der Verwaltung, nicht in der Hardware.
8. Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden.
Ähnlich wie bei ordentlicher Buchführung nicht radiert werden darf, sondern eine Stornobuchung und dann die richtige Buchung erfolgen muss, muss auch bei einem revisionssicheren Archiv jede Änderung nachvollziehbar sein.
9. Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen.
Alle Archivierungsvorgänge und die entsprechenden Handlungsanweisungen müssen also sorgfältig dokumentiert sein.
10. Keine Migrationen und Änderungen am Archivsystem ohne die aufgeführten Grundsätze.
Hier geht es um das Problem, dass Soft- und Hardwareänderungen mehrfach im Laufe einer beispielsweise 10-jährigen Aufbewahrungsplicht von Rechnungen durchgeführt werden müssen, um aktuell zu bleiben.
Weitere Informationen hierzu gibt es beim VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. www.voi.de
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