PR-Arbeit – Teil 4: Die Pressekonferenz13. Januar 2012

Gut geplant und mit einem medienwirksamen Anlass – so kann eine Pressekonferenz ein sinnvoller Baustein der eigenen Öffentlichkeitsarbeit sein. Wir zeigen Ihnen heute, was Sie beim Einberufen einer Konferenz beachten sollten.

Ein für Journalisten interessanter Anlass für eine Konferenz

Ohne interessante Botschaften mit Neuigkeitswert ist es schwer, Pressearbeit erfolgreich zu gestalten. Dies gilt auch für eine Pressekonferenz: Haben Sie das Interesse der Redaktionen nicht geweckt, kann es passieren, dass Sie in der Konferenz vor leeren Stühlen sitzen. Deshalb gilt es vorab kritisch zu hinterfragen, wie spannend Ihr thematischer Anlass ist. Und ob dieser den Aufwand für eine Konferenz rechtfertigt. Sie sollten auf jeden Fall mehr zu sagen haben, als in einer einfachen Pressemitteilung gesagt werden kann.

Interessante Anlässe könnten beispielsweise sein:

- große geplante Investitionen, Großaufträge, zusätzliche Arbeitsplätze

- neue Produkte, die auf technische Neuerungen beruhen

- Vorlage eines Geschäftsberichtes

- Ergebnisse von Umfragen zu Themen rund um das Unternehmen

- Unternehmens-Jubiläen

Aber auch negative Themen können aktueller Anlass für eine Konferenz sein, wie zum Beispiel:

- Auseinandersetzungen mit Behörden oder anderen Unternehmen

- Störfälle und Unfälle

Weitere Informationen zum Thema Nachrichtenwerte finden Sie im Artikel “PR-Arbeit – Teil 1: Grundlegende Pressearbeit”.

Vorbereitung der Pressekonferenz

Vor einer Konferenz gibt es viel zu tun: Ein passender Termin muss gefunden, ein Ort und Redner gewählt werden. Die Einladungen müssen rechtzeitig verschickt werden. Und auch der Einsatz von Technik und eine Bewirtung der Gäste wollen geplant werden.

> Einladungen sollten in Briefform etwa zwei bis drei Wochen vor der geplanten Konferenz verschickt werden, damit die Redaktionen den Termin gut einplanen können.  Eine Woche vorher kann man telefonisch rückfragen, ob und welche Redakteure an der Konferenz teilnehmen werden.

Alle für das Unternehmen wichtigen Medienvertreter sollten eingeladen werden. Die aktuellen Adressdaten der Journalisten für die Pressearbeit hat man mit Hilfe eines Medien-Verteilers schnell zur Hand. Wie Sie einen Medien-Verteiler selbst erstellen und pflegen, lesen Sie in Teil 2 unserer Serie “PR-Arbeit – Teil 2: Einen Medien-Verteiler erstellen”.

> Termin und Ort: Als Ort für eine Pressekonferenz eignen sich ein ausreichend großer Raum mit Stühlen und Tischen im eigenen Unternehmen oder ein Raum im Tagungshotel. Bei der Wahl eines Termins sollten Sie die normalen Arbeitszeiten in den Redaktionen beachten. Gut sind Vormittagstermine ab 11 Uhr. Hat sich ein Fotograf angekündigt, sollten Sie den enormen Zeitdruck beachten, unter dem er arbeiten muss. Meist hat er nur wenige Minuten, um die nötigen Bilder zu schießen. Auch die Journalisten leiden an chronischem Zeitmangel, daher sollte die Konferenz nicht länger als eine Stunde dauern.

> Als Redner aus dem Unternehmen eignen sich vor allem Firmeninhaber, Geschäftsführer und der Pressesprecher. Sie alle können für das Unternehmen sprechen und Fragen sachkundig beantworten.

> Die Technik und Bewirtung sollten vorausgeplant werden: Je nach Anzahl der zu erwartenden Journalisten benötigen Sie für die Informationsübermittlung ein Mikrofon und gegebenenfalls einen Beamer. Als Bewirtung sollten Kaltgetränke, Kaffee und belegte Brötchen bereitstehen.

> Material zur Konferenz: Um die journalistische Arbeit zu erleichtern, sollten Sie Material zusammenstellen, welches Sie den Medien-Vertretern am Tag der Konferenz mitgeben können.

Hierzu gehört auf jeden Fall eine Pressemitteilung mit den wichtigsten Aussagen der Konferenz, darüber hinaus eine Liste der Redner mit deren kompletten Namen und jeweiliger Funktion. Komplexe Inhalte mit Fakten und Zahlen sollten als Hintergrundmaterial aufbereitet werden.

Weitere Informationen zu Form und Inhalt von Pressemitteilungen finden Sie im Artikel “PR-Arbeit – Teil 1: Grundlegende Pressearbeit”.

In Pressetexten, die auf Konferenzen verteilt werden, stehen meist die Formel “es gilt das gesprochene Wort”. Diese Wendung bedeutet, dass Journalisten nicht zitieren sollen, was im Manuskript steht, sondern im Zweifel, was vor Ort gesagt wurde. Auch der sogenannte “Sperrvermerk” sind in Pressemitteilungen zu finden: Ein solcher Vermerk setzt eine Frist, erst nach deren Ablauf darf der Inhalt veröffentlicht werden.

Fotografien vom Unternehmen und wichtigen Firmen-Vertretern runden das Material-Paket ab. Mehr zu guten PR-Bildern lesen Sie in unserem Artikel “PR-Arbeit – Teil 3: Gute PR-Bilder auswählen”.

Der große Tag – Ablauf der Konferenz

Vom Ablauf her ist eine Konferenz einfach aufgebaut: Zunächst werden die Teilnehmer persönlich begrüßt, dann folgt im besten Fall ein maximal 20 Minuten langer Vortrag zum Thema, dann eine Fragerunde und am Ende die Verabschiedung.

Einen kurzen Eindruck vermittelt der Videoausschnitt der Pressekonferenz des VKU, des Verbandes kommunaler Unternehmen e.V.. Hintergrund der Konferenz war die Veröffentlichung einer Umfrage, welche untersuchte, wie hoch das Vertrauen der Bevölkerung in wichtige Institutionen ist.

Am sensibelsten ist die Fragerunde, da nicht zu hundert Prozent vorhersehbar ist, welche Fragen die Journalisten stellen werden. Hier gilt es, sich im Vorfeld Gedanken zu machen, welche Fragen wahrscheinlich zu erwarten sind und sich Antworten zu überlegen.

Es gibt aber sicherlich auch Fragen, welche Sie nicht beantworten möchten. Hilfreiche Tipps, wie Sie mit unliebsamen Fragen umgehen können, gibt der Kommunikationsberater Marcus Knill in seinem Artikel “Wie parieren Sie Journalistenfragen?”.

Veröffentlicht in Geschäftserfolg / Tipps und Tricks, Marketing und Vertrieb |

 Email This Post