Die Tage werden kürzer und dunkler, das Jahr neigt sich unaufhaltsam seinem Ende zu und auch bei einigen Archivierungsfristen sind zum Jahresende die Tage gezählt.
Ein sauber gepflegtes Archiv spart Kosten und beschleunigt den Zugriff auf Akten, doch leider ist immer wieder eine Vielzahl der verschiedensten Vorschriften und Fristen zu beachten.

Der Abschied von Akten und Dateien ist oft notwendig, dennoch sollte man als Unternehmer nicht achtlos Dokumente vernichten. Wer dies am Jahresende dennoch macht und die Aufbewahrungsfristen missachtet, muss im schlimmsten Fall mit Zwangsschätzungen, Ordnungsgeldern oder dem Verlust von Steuervergünstigungen rechnen. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgeordnetenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. So sind Handels- und Geschäftsbriefe, also alle Unterlagen mit geschäftlichem Bezug von Auftragsbestätigungen, über Lieferscheine, Zahlungsbelege bis hin zu Stornierungen, sowie sonstige steuerlich relevanten Unterlagen, die Sie empfangen oder versandt haben, sechs Jahre aufzubewahren.

Auch alle Unterlagen der ‘Selbstverwaltung’ des Betriebs, wie Geschäftsleitung, Arbeitsverträge oder Lohnunterlagen, gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen u.s.w. jedoch gilt eine andere Frist. Diese müssen Sie zehn Jahre lang archivieren. Nähere Informationen finden Sie beim Bundesministerium für Justiz.
Die genannten Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist und enden in der Regel auch mit einem Kalenderjahr. Ausnahmen bilden hierbei berufsrechtliche Vorschriften, wie beispielsweise im Falle von Krankenakten bei Ärzten und Krankenhäusern, die die Aufbewahrungspflicht für Dokumente verkürzen oder verlängern.

Ist die Aufbewahrungspflicht erst einmal abgelaufen, besteht kein Grund mehr, die Akten zu behalten. Geben Sie sie in den Schredder, löschen Sie sie von ihrer Festplatte – vernichten Sie sie, denn nichts stört mehr bei der Arbeit als ein Haufen überflüssiger Daten. Sehr wichtig ist, dass Sie bei der Datenvernichtung darauf achten, dass die Dokumente auch wirklich vernichtet sind und nicht in die Hände von unbefugten Dritten fallen. Sollten Sie irgendwann Ihren PC endgültig entsorgen, achten Sie darauf, dass die Festplatte wirklich zerstört wird. Was häufig vergessen wird sind Festplatten in Kopiergeräten und Druckern. Denken Sie auch daran, insbesondere bei der Rückgabe von Leasinggeräten!

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Folgende Unterlagen aus dem genannten Jahr können zum 1.1.2009 entsorgt werden (nach bestem Wissen und Gewissen, ohne Gewähr, ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

Abrechnungen 1998
Akkreditive 2002
Aktennotizen 2002
Angebote (erhaltene und Kopien versandter Angebote) 2002
Anlagenvermögensverzeichnisse 1998
Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter Auftragsbestätigungen) 2002
Ausgangsrechnungen 1998
Außendienstabrechnungen 1998
Bankbelege 1998
Bankbürgschaften 2002
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 1998
Belege 1998
Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter Bestellungen) 2002
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 1998
Betriebskostenrechnungen 1998
Bewirtungsunterlagen 1998
Bilanzen 1998
Buchführungsunterlagen 1998
Buchungsbelege 1998
Darlehensverträge (nach Vertragsablauf) 2002
Daueraufträge (nach Vertragsablauf) 1998
Einfuhrunterlagen 2002
Eingangsrechnungen 1998
Exportunterlagen 2002
Fahrtkostenerstattungen 1998
Frachtbriefe 2002
Geschäftsberichte 1998
Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) 2002
Geschenknachweise 2002
Gewinn- / Verlustrechnung 1998
Grundbuchauszüge 2002
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 1998
Gutschriftanzeigen 2002
Handelsbücher 1998
Handelsregisterauszüge 2002
Inventare 1998
Investitionszulage (Unterlagen) 2002
Jahresabschlüsse 1998
Kalkulationsunterlagen 2002
Kassenbücher, Kassenberichte 1998
Kontenpläne/ Kontenplanänderungen 1998
Kontoauszüge 1998
Kreditverträge (nach Vertragsablauf) 2002
Lieferscheine 1998
Lohnbelege 1998
Mahnbescheide 2002
Miet- und Pachtverträge (nach Vertragsablauf) 2002
Preislisten 2002
Prozessakten 2002
Quittungen 1998
Rechnungen 1998
Reisekostenabrechnungen 1998
Repräsentationsaufwendungen 1998
Sachkonten 1998
Scheck- und Wechselunterlagen 2002
Schriftwechsel 2002
Spendenbescheinigungen 1998
Steuerunterlagen 2002
Überstundenlisten 2002
Verbindlichkeiten-Übersichten 1998
Vermögensverzeichnis 1998
Versicherungspolicen 2002
Verträge 2002
Wareneingangs-/ ausgangsbücher 1998
Wechsel 1998
Zahlungsanweisungen/ -belege 1998
Zollbelege 2002