Wie kann ich auf Messen etwas für die Kundenbindung tun und mitunter neue Kunden gewinnen? Kann ich auf finanzielle Unterstützung vom Staat hoffen und was ist bei einer Messe überhaupt zu beachten, damit alles reibungslos abläuft?
Einen Messeauftritt richtig zu organisieren ist mehr Arbeit, als man gemeinhin denken mag. Nicht nur über die Gestaltung Ihres Messestands müssen Sie sich Gedanken machen, nein, auch die alltäglichen Dinge wie Wasser, Strom, Internetanschlüsse, Catering, Standbewachung und Standsäuberung wollen organisiert sein.

Sie gehen auf eine Messe und der Staat zahlt!

Bevor Sie sich für eine Messe entscheiden, ein wichtiger Tipp: Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BaFa) bietet jungen, innovativen Unternehmen die Möglichkeit, in den Genuss einer staatlichen Förderung zu gelangen. Gefördert wird, wer ein Unternehmen nicht älter als 10 Jahre sein eigen nennt und seinen Sitz und Geschäftsbetrieb in der BRD hat. Weiterhin sollte das Unternehmen der gültigen EU-Definition für kleine Unternehmen entsprechen: Maximal 50 Mitarbeiter und eine Jahresbilanzsumme oder ein Jahresumsatz von höchstens 10 Mio. Euro. Förderfähig sind die vom Messeveranstalter im Rahmen des Gemeinschaftsstandes in Rechnung gestellten Kosten für Standmiete und Standbau. Von diesen förderfähigen Kosten hat der Aussteller einen Eigenanteil von 20 % zu übernehmen.

Detaillierte Informationen zur Förderung, Antragsformulare und eine Liste mit den förderwürdigen Messen 2009 in Deutschland finden Sie hier und hier.

Nachdem Sie geklärt haben, ob Sie eine staatliche Förderung erhalten, gehen Sie in die Planungsphase über.

9 Monate vor Messebeginn

Beginnen Sie mit der Grobplanung. Dazu gehören u.a. folgende Fragen: Wie groß soll Ihr Stand werden? Wie viel Standpersonal werden Sie benötigen? Wie viele Leute wollen Sie circa mitnehmen und welche Produkte wollen Sie zum Zeitpunkt der Messe präsentieren. Auch wenn es ungewöhnlich klingt, reservieren Sie lieber schon jetzt Hotelzimmer am Veranstaltungsort. Vor allen Dingen bei größeren und internationalen Messen sind die Kontingente schnell vergeben. Weiterhin sollten Sie sich jetzt schon Ihr Gesamtbudget für die Teilnahme an der Messe festlegen.

6 Monate vor Messebeginn

Je nach Budget und Größe ihres Standes werden Sie entweder einen Messebauer beauftragt haben oder direkt über die Messe Ihren Platz bestücken lassen. Ein kleinerer Stand bedeutet natürlich weniger Organisationsaufwand und meist haben die Messeveranstalter entsprechende Checklisten, was Sie alles im Vorfeld bestellen sollten und können. Falls Sie einen Messebauer ausgesucht und gebucht haben, können Sie mit diesem jetzt in die Detailplanung gehen. Falls Ihnen noch keine Empfehlungen vorliegen, lassen sich Messebauer natürlich auch jederzeit über die GelbenSeiten finden.

3-4 Monate vor Messebeginn

Langsam aber sicher sollten Sie die Werbetrommel rühren. Hierzu gibt es immer mehrere Möglichkeiten, die auch nicht zwangsweise teuer sein müssen. Nebst Anzeigen/Beilagen in Fachmagazinen und/ oder Messekatalogen sollten Sie Ihre Mitarbeiter verpflichten, zum Beispiel in Ihrer Emailsignatur Ihren Messestand respektive die Teilnahme an der Messe aufzunehmen.

Kostengünstig ist auch das Versenden von Presseinformationen an entsprechende Fachmagazine Ihrer Branche, wo Sie schon einmal darauf hinweisen, dass Sie an der Messe teilnehmen und vielleicht schon anklingen lassen, dass Sie auch neue Produkte vorstellen werden.

Denken Sie schon jetzt daran, welche Werbematerialien Sie auf die Messe mitnehmen möchten, um auch Neukunden gleich zu informieren. Nichts ist schlimmer als eine Produktion auf den letzten Drücker, denn hier schleichen sich gern Flüchtigkeitsfehler ein, die Sie im nachhinein bereuen.

Weiterhin sollten Sie natürlich dafür sorgen, dass der bereits vorhandene Kundenstamm von Ihrer Teilnahme an der Messe erfährt. Eine Messe eignet sich nicht nur zur Neukundengewinnung, je nach Branche kann man auf dem Messestand auch vorhandene Kunden empfangen und das neue Produktportfolio präsentieren. Ein Kundenmailing bewirkt hier wahre Wunder und volle Terminkalender auf der Messe.

Gibt es an ihrem Stand etwa eine Premiere zu sehen? Wunderbar! In diesem Fall können Sie auch die Presse darüber informieren. Auch wenn Sie selbst keinen Pressesprecher beschäftigen, können Sie die zuständige Abteilung der Messe darüber informieren. Eine weitere Möglichkeit ist es, sich Pressefächer im Pressecenter anzumieten, wo Sie Ihre Pressemitteilungen vor Beginn der Messe abliefern.

Finalisieren Sie langsam aber sicher Ihre Personalliste für die Messe und achten Sie dabei auch darauf, dass Ihr Unternehmen trotz Messeteilnahme auch noch besetzt ist. Externe wie auch interne Mitarbeiter, die an der Messe teilnehmen, sollten entsprechend darüber informiert werden, was Sie von Ihnen auf der Messe erwarten. Dazu gehört zum Beispiel: Arbeitsdauer auf der Messe, Dresscode etc. Bewährt hat sich in solchen Fällen ein Mitarbeiter-Infoheft, dass kurz vor Beginn der Messe überreicht wird.

Falls Ihr Messebauer sich nicht darum kümmert, lassen Sie sich Angebote von einem Catering Service unterbreiten.

1 Monat vor Messebeginn

Nun wird es Ernst! Klären Sie die letzten organisatorischen und logistischen Details. Dazu gehört auch die Absprache mit dem Catering Service, falls Sie sich Essen auf den Stand liefern lassen. Steht die Logistik? Sind alle Werbematerialien produziert und werden rechtzeitig geliefert? Wissen Ihre Mitarbeiter und das Standpersonal über alles Bescheid? Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt, die Mitarbeiter-Infomappe zu verteilen!

Denken Sie daran, dass es bei den meisten Endverbrauchermessen einen sogenannten Pressetag gibt, der vor der offiziellen Eröffnung der Messe stattfindet. Wenn Sie Medienvertretern im Vorfeld etwas präsentieren wollen, sollten Sie diese zu Ihrer Premiere einladen.

Meist fällt die erste Anspannung bereits nach dem ersten erfolgreichen Messetag ab, wenn die ersten Kundengespräche geführt worden sind, die Presse Ihre Produktneuheiten gut fand und Ihr Sales Team von den ersten Abschlüssen berichtet. Spätestens dann weiß man, dass sich der Aufwand gelohnt hat.